Gripalán og sýnataka

Gripalán og sýnataka úr vísindasöfnum til rannsókna eða sýninga

Lán á náttúrugripum til rannsókna eða til sýninga og fræðslu, eru afgreidd samkvæmt reglum Náttúrufræðistofnunar Íslands. Reglurnar taka mið af starfsvenjum helstu náttúrugripasafna (sjá t.d. Collections Policy and Procedure í Natural History Museum í London og Loan Policy for Scientific Purposes í Naturhistoriska riksmuseet í Svíþjóð) og íslenskum lögum sem snerta safngripi (CITES-samningurinn, Safnalög nr. 141/2011 og Lög um Náttúrufræðistofnun Íslands og náttúrustofur nr. 60/1992).

I – útlán til rannsókna

1. gr.

Safngripir og sýni eru lánuð til rannsókna, en aðeins til starfsmanns í föstu starfi hjá viðurkenndri rannsóknastofnun: þessir aðilar bera sameiginlega ábyrgð á láninu. Ekki er lánað til einstaklinga utan rannsóknastofnana, nema fyrir liggi sérstakar og ríkar ástæður. Eintök eru ekki lánuð til stúdenta, heldur umsjónarmanns þeirra sem getur ábyrgst lánið. Sérstakt samþykki þarf fyrir hvers kyns meðhöndlun sem veldur skemmdum á lánsgripum, eins og krufningu, efnagreiningu, DNA-raðgreiningu, þunnsneiðatöku, rafeindasmásjárskoðun, o.s.frv. Sjá þó sérstakar reglur um sýnatöku úr borkjarnasafni í kafla III.

2. gr.

Lán til rannsókna eru afgreidd skriflega á þar til gerðum eyðublöðum ásamt lista yfir lánseintök, þar sem ásigkomulag þeirra er metið og lánstími ákveðinn. Heimilt er að lána og senda í ábyrgðarpósti, nafneintök (týpur) lífverutegunda og önnur vísieintök („voucher specimens“), en þó skal það ávallt háð mati umsjónarmanns (sjá 3. grein). Nafneintök og önnur vísieintök eru lánuð lengst í sex mánuði en önnur eintök í allt að eitt ár. Framlengja má lánin sérstaklega, en aldrei svo oft að samfelldur lánstími vari lengur en í fimm ár.

3. gr.

Miðað er við að fjöldi eintaka í útlánum hverju sinni fari ekki yfir helminginn af safnkosti hverrar tegundar. Varast ber að senda mörg sýni í sömu sendingu. Gæta skal fyllsta öryggis í flutningi og pökkun, samkvæmt þeim skilyrðum sem sett eru í hverju tilviki. Allar skemmdir sem verða í flutningi eða hjá lánþega ber að tilkynna tafarlaust.

4. gr.

Fyrir útlánum gripa sem eru óbætanlegir, torfengnir, eða ef samanlagt verðmæti þeirra nemur umtalsverðri fjárhæð, þarf samþykki yfirmanns og ábyrgðarmanns safneiningar. Stofnunin metur í hverju tilviki hvort rannsóknir á gripunum verði að fara fram á staðnum eða hvort lánþegi þurfi að tryggja lánsgripina. Í slíkum tilvikum metur stofnunin tryggingarfjárhæðina og afrit tryggingarbréfs verður að liggja fyrir áður en gripir eru afhentir og þar til þeim hefur verið skilað.

5. gr.

Heimilt er hafna lánsbeiðnum til aðila sem eru í vanskilum og innkalla lán ef ekki er staðið við skilmála. Starfsfólk og rannsóknaverkefni sem Náttúrufræðistofnun Íslands er aðili að ganga fyrir um notkun á safnkostinum. Við slíkar aðstæður er heimilt að fresta lánsbeiðnum um allt að einu ári í senn.

II – lán til sýninga og fræðslu

1. gr.

Heimilt er að lána gripi og sýni til sýninga og fræðslu á viðurkennd söfn og til opinberra stofnana. Ekki er lánað í þessu skyni til einstaklinga, félagasamtaka eða fyrirtækja, nema sérstakar og ríkar ástæður séu til og er það metið í hverju tilfelli fyrir sig. Lán til sýninga eru unnin í samvinnu við Náttúruminjasafn Íslands samkvæmt samkomulagi.

2. gr.

Gerður skal sérstakur samningur um lán til sýninga, þar sem tilgreint er: ábyrgðarmaður hjá viðkomandi stofnun, lánstími, flutningsmáti, tryggingar og meðferð gripa og aðstæður á sýningarstað. Ákvörðun um útlán er háð samþykki sérfræðinga Náttúrufræðistofnunar Íslands um að sýningarhúsnæði lántaka uppfylli kröfur um öryggisbúnað og varðveisluskilyrði gripa. Gripir eru lánaðir mest til þriggja ára. Ef lengri lánstíma er óskað þarf að endurnýja samninginn en aldrei þannig að lánstíminn standi lengur en í níu ár samfellt.

3. gr.

Allur kostnaður við útlán og uppsetningu á sýningarstað skal greiddur af lánþega, svo sem kostnaður við lýsingu, ljósmyndun, afgreiðslu, pökkun og flutning, auk forvörslu ef þörf er á lánsins vegna, nema um annað sé samið. Allar skemmdir sem verða í flutningi eða hjá lánþega ber að tilkynna tafarlaust.

4. gr.

Þegar um er að ræða útlán gripa sem eru óbætanlegir, torfengnir, eða ef samanlagt verðmæti þeirra nemur umtalsverðri fjárhæð, metur stofnunin hvort tryggja þurfi lánsgripina. Í slíkum tilvikum metur stofnunin tryggingarfjárhæðina og afrit tryggingarbréfs verður að liggja fyrir áður en gripir eru afhentir og þar til þeim hefur verið skilað.

5. gr.

Lánþega er óheimilt að ljósmynda eða gera aðrar eftirmyndir af lánsgripum í fjáröflunarskyni, nema sérstaklega sé um það samið.

6. gr.

Náttúrufræðistofnun Íslands áskilur sér rétt til að afturkalla lánsgripi ef skilmálum er ekki framfylgt, ef breytingar verða á aðstæðum lánþega eða ef nauðsynlegt reynist að nota gripi í útláni á aðrar sýningar eða til rannsókna.

III - sýnataka úr borkjarnasafni

Reglum þessum er ætlað að stuðla að jafnvægi milli nýtingar og varðveislu kjarna og svarfs og auka varðveislugildi safnkostsins. 

1. gr.

Heimilt er að taka sýni úr borkjörnum og borsvarfi borkjarnasafns Náttúrufræðistofnunar Íslands (NÍ) til rannsókna og greiningar að undanfengnu samþykki frá umsjónarmanni borkjarnasafnsins. 

2. gr.

Heimilt er að fá hluta safnkostsins, t.d. heila borkjarna, að láni til kennslu, rannsókna eða annarra sérhæfðra verkefna. Um slík lán gilda reglur NÍ um gripalán. Fyrir umfangsmiklum lánum þarf samþykki sviðsstjóra vísindasafna og miðlunar og eftir atvikum forstjóra NÍ. 

Niðurstöðum mælinga sem gerðar eru á sýnum í útláni skal skila til borkjarnasafns NÍ í samræmi við 7. gr. þessara reglna. 

3. gr.

Tekið er við beiðnum um sýnatöku frá aðilum sem stunda rannsóknir hjá stofnunum, fyrirtækjum eða á eigin vegum. Einnig geta nemar óskað eftir sýnum vegna rannsóknaverkefna sinna; leiðbeinendur nema í grunnnámi þurfa þó að óska eftir sýnum fyrir þeirra hönd. Gera þarf skriflega grein fyrir tilgangi sýnatökunnar þegar sótt er um aðgengi að safnkostinum.
  
4. gr.

Óska skal skriflega eftir sýnatöku á þar til gerðu eyðublaði. Fyrirhuguð meðhöndlun sem veldur skemmdum á sýnum, s.s. efnagreining, þunnsneiðataka eða rafeindasmásjárskoðun, skal tilgreind á eyðublaðinu þegar sýnis er óskað.  

Óski viðtakandi eftir að breyta meðhöndlun á fengnu sýni (t.d. með því að greina það með fleiri aðferðum en upprunalega voru tilgreindar) skal senda umsjónarmanni borkjarnasafns skriflega beiðni þess efnis. Verður þá gefið út uppfært eyðublað með upplýsingum um fyrirhugaða sýnatöku. 

Smærri beiðnir eru afgreiddar af umsjónarmanni borkjarnasafnsins. Við afgreiðslu umfangsmeiri eða flóknari beiðna getur umsjónarmaður leitað til sérfræðinefndar á vegum NÍ. 

5. gr.

Hver borkjarni er takmarkaður að stærð. Leitast skal við að stilla sýnatöku í hóf svo fleirum sé unnt að taka sýni til rannsókna úr sama kjarna. Enn fremur leitast borkjarnasafn NÍ við að varðveita alltaf helming hvers borkjarna eftir endilöngu. Hægt er að óska eftir undanþágu frá þessari meginreglu með skriflegri beiðni til umsjónarmanns borkjarnasafnsins. 

6. gr.

Óski NÍ þess að sýni eða hluta sýnis verði skilað að lokinni meðhöndlun, er það tilgreint sérstaklega þegar heimild fyrir sýnatökunni er veitt. Almennt viðmið er að lánstími slíkra sýna sé eitt ár. Framlengja má lánin sérstaklega, en aldrei svo oft að samfelldur lánstími vari lengur en í fimm ár. 

7. gr.

Niðurstöður mælinga og greininga skal ávallt senda borkjarnasafni NÍ um leið og þær liggja fyrir. Sé þunnsneið gerð úr sýni skal senda hana borkjarnasafninu að rannsókn lokinni; einnig má gera þunnsneiðina í tvíriti og senda borkjarnasafninu aðra sneiðanna til varðveislu. Borkjarnasafnið er enn fremur reiðubúið að taka á móti rannsóknasýnum og afgöngum sýna til varðveislu. 

Aðsend gögn verða gerð opinber eftir sýnatöku eða útlán úr borkjarnasafni NÍ. Hægt er að óska eftir því að opinberri birtingu gagnanna verði frestað, en þó ekki lengur en í þrjú ár frá því að þau bárust. Fram að þessum tíma verður farið með gögnin sem trúnaðargögn. 

8. gr.

Allur kostnaður sem hlýst af afhendingu sýna og rannsóknum viðtakanda, þ.m.t. sendingarkostnaður, greiðist af viðtakanda. 

9. gr.

Geta skal NÍ í öllu útgefnu efni sem byggir á rannsóknum á sýninu og senda umsjónarmanni borkjarnasafns tengil á slíkt efni.